Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Als persönliche Assistenz (m/w/d) unterstützt du die Geschäftsführung bei sämtlichen Aufgaben rund um Organisation, Kommunikation und Koordination – sowohl im Beruflichen als auch im Alltag. Als Teil des Assistenzteams entlastest du die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, strukturierst Abläufe, denkst mit und vorausschauend und bist ein wichtiges Bindeglied zwischen Management und Mitarbeitern.

Deine Aufgaben

• Der E-Mail-Verkehr der Geschäftsführung liegt in deiner Verantwortung – du sichtest eingehende Nachrichten, priorisierst sie sinnvoll und bearbeitest viele Themen eigenständig oder in enger Abstimmung. 
• Du planst, koordinierst und bereitest sämtliche Termine der Geschäftsführung vor, erstellst die Tagesordnung, stellst relevante Unterlagen zusammen, bereitest Präsentationen vor und protokollierst die Besprechungen professionell.
• Zudem kümmerst du dich um die Organisation und Abwicklung von Reisen und Serviceterminen, übernimmst Botengänge, Besorgungen und stellst sicher, dass alle Anliegen der Geschäftsführung zuverlässig erledigt werden. 
• Die Abrechnung von Reisekosten sowie sonstiger Auslagen gehören ebenso zu deinem Aufgabenbereich wie die vorausschauende Unterstützung im Tagesgeschäft. 
• Als verlässliches Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und externen Partnern steuerst du die Kommunikation auf Managementebene und sorgst dafür, dass Informationen klar, strukturiert und zielgerichtet ankommen. 
• Offene Aufgaben behältst du stets im Blick, priorisierst sie sinnvoll und erinnerst verlässlich an Fristen oder To-dos – damit alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. 
• Darüber hinaus führst du eigenständig Recherchen durch, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf und bringst dich aktiv in strategische Themen ein.

Dein Profil

• Du bist ein vielseitiger Allrounder, der sich schnell in neue Themen einarbeitet und Freude daran hat, unterschiedlichste Aufgaben eigenverantwortlich zu übernehmen. 
• Mit einem sicheren Auftreten, guten Umgangsformen und einem hohen Maß an Verlässlichkeit bewegst du dich souverän auf allen Ebenen – diskret, professionell und kommunikativ. 
• Idealerweise hast du eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im wirtschaftlichen Bereich abgeschlossen und konntest bereits erste Erfahrungen in einer assistierenden oder administrativen Funktion sammeln. 
• Du arbeitest strukturiert, denkst mit und voraus, und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick. Gleichzeitig bringst du Teamgeist und Loyalität mit und weißt, wann Selbstständigkeit gefragt ist. 
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office – insbesondere PowerPoint, Excel und Word – bringst du selbstverständlich mit. Du weißt, wie man komplexe Inhalte klar strukturiert, überzeugende Präsentationen erstellt und im Alltag für Effizienz und Professionalität sorgt. 
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus, Spanischkenntnisse sind ein zusätzliches Plus.

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